Konferencji pn.
Ewidencja świadczeń zdrowotnych podstawą bezpieczeństwa
prawno-finansowego placówki medycznej

organizowanej przez
Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach,
Collegium Medicum Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach,
Świętokrzyski Oddział Polskiego Towarzystwa Zdrowia Publicznego
oraz Polskie Towarzystwo Koderów Medycznych
 

  • 1. Postanowienia ogólne

1.1. Konferencja odbędzie się w dniach 17-18 maja 2021 r. w Hotelu Binkowski, ul. Szczepaniaka 42, 25-043 Kielce, w formie hybrydowej, tj. z możliwym uczestnictwem osobistym, jak również w formie on-line (dostępu do relacji "na żywo").

1.2. Organizatorem Konferencji jest Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach, ul. Artwińskiego 3, 25-734 Kielce, a współorganizatorami: Collegium Medicum Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach, Al. IX Wieków Kielc 19, 25-317 Kielce, Świętokrzyski Oddział Polskiego Towarzystwa Zdrowia Publicznego, Al. IX Wieków Kielc 19, 25-317 Kielce oraz Polskie Towarzystwo Koderów Medycznych, ul. Artwińskiego 3, 25-734 Kielce, które powołują komitet naukowy i organizacyjny Konferencji.

1.3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

1.4. W ramach Konferencji będą odbywały się sesje naukowe, naukowo-dydaktyczne, sesja plakatowa oraz ewentualne prezentacje sponsorów / partnerów Konferencji.

1.5. Liczba osób mogących uczestniczyć w Konferencji jest ograniczona, w związku z czym Organizator zastrzega sobie możliwość niepotwierdzenia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji.

1.6. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem: https://konferencja-esz.onkol.kielce.pl. 

  • 2. Uczestnictwo w Konferencji
2.1. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
  1. zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego na stronie internetowej konferencji w terminie do dnia 10 maja 2021 r.;
  2. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora;
  3. uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora (jeżeli dotyczy).
2.2. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.

2.3. W przypadku chęci wystąpienia konferencyjnego należy wskazać jego formę (wystąpienie ustne / plakat), a w przypadku prezentacji ustnej dodatkowo: sesję, tytuł i draft wystąpienia (nawiązujące do tematyki sesji). Informacje te należy przesłać za pośrednictwem panelu zgłoszeniowego konferencji. Wystąpienie konferencyjne jest możliwe po jego akceptacji przez komitet naukowy. Wytyczne dotyczące streszczenia zawiera załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

2.4. W ramach konferencji uczestnik ma prawo przekazać swoją pracę naukową w formie plakatu. Pracę do zaprezentowania w sesji plakatowej należy przygotować i przekazać Organizatorom Konferencji w terminie do 10 maja 2021 r. za pośrednictwem panelu zgłoszeniowego konferencji pod adresem: https://konferencja-esz.onkol.kielce.pl. Plakat może być w formie elektronicznej (jeden slajd prezentacji). Szczegółowe wytyczne dotyczące plakatu zawiera załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

2.5. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora oraz zgodnie z otrzymanymi informacjami, na konto bankowe Organizatora.


2.6.
Informacje o opłatach znajdują się w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu oraz na stronie internetowego serwisu konferencyjnego pod adresem https://konferencja-esz.onkol.kielce.pl.

2.7. Organizator wystawi fakturę VAT tytułem dokonanych wpłat w ciągu 7 dni od daty otrzymania wpłaty.

2.8. Każdy Uczestnik otrzyma potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.

2.9. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia i nieodpłatnego uczestnictwa w Konferencji wybranych przez siebie osób, w tym patronów, członków komitetu naukowego, organizacyjnego, prelegentów, panelistów lub przedstawicieli sponsorów.

2.10. Z uwagi na możliwe obowiązywanie ograniczeń epidemiologicznych Organizator zastrzega sobie prawo ograniczenia liczby uczestników Konferencji do wybranych przez siebie osób, w tym członków komitetu organizacyjnego, prelegentów, panelistów - w łącznej liczbie do 100 osób.

 

  • 3. Rezygnacja z udziału w Konferencji

3.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej.

3.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji:
  1. gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 14. dnia przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę;
  2. gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w terminie krótszym niż w 14. dniu przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator ma prawo zatrzymać całą otrzymaną wpłatę. 

3.3. W przypadku zmiany formy udziału, o której mowa w pkt 2.10, Uczestnik ma prawo do bezpłatnej rezygnacji z udziału w Konferencji, a Organizator zobowiązany jest do zwrotu wpłaty w pełnej jej wysokości.

 

  • 4. Opłaty

4.1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

4.2. Opłata rejestracyjna, o której mowa w punkcie 4.1. nie obejmuje kosztu noclegu (uczestnicy organizują i opłacają nocleg we własnym zakresie).

4.3. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji, wskazany w formularzu zgłoszeniowym.

4.4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej. 

4.5.
W związku ze zmianą terminu konferencji (z 25-26 maja oraz z 12-13 października 2020 r. na 17-18.05.2021 r.) wszystkie przesłane zgłoszenia oraz wniesione opłaty pozostają ważne i nie podlegają zwrotowi, chyba, że Uczestnik przekaże Organizatorowi informację o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji, na zasadach określonych w punkcie 3 niniejszego regulaminu.

  • 5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.

5.2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji w formie pisemnej.

5.3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

5.4. Organizator oświadcza, iż dołoży wszelkich starań aby zachować odpowiednią jakość usług, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za usługi około konferencyjne, takie jak nocleg, parking itp. 

  • 6. Dane osobowe

6.1. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) oraz art. 6 ust.1 lit. a i 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, że Administratorem danych osobowych zbieranych i przetwarzanych w związku z organizacją konferencji jest Świętokrzyskie Centrum Onkologii w Kielcach, ul. Artwińskiego 3, 25-734 Kielce. Administrator odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwiających realizację umowy może skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.

6.3. Dane osobowe:

  1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji zawartej umowy uczestnictwa w konferencji;
  2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Pani/Panu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed urzędami państwa.

6.4. Dane mogą być udostępniane zewnętrznym kontrahentom Administratora (podwykonawcom) w celu prawidłowej realizacji usługi dotyczącej organizacji i przeprowadzenia konferencji.

6.5. Uczestnik konferencji posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych. W związku z tym, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnika przysługuje mu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres Administratora. Wniosek o cofnięcie danych złożony do Administratora przed terminem konferencji będzie skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.

6.6. Niezależnie od postanowień pkt. 6.5 Uczestnikowi konferencji przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest Państwa zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i danych przetwarzanych na innej podstawie prawnej niż wskazana w zdaniu pierwszym możecie Państwo złożyć sprzeciw na adres Przedsiębiorstwa Administratora. W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że wykażemy iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6.7. Dane osobowe Uczestnika konferencji przechowywane będą przez okres wyznaczony przez administratora tj. 10 lat, przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt. 6.6.

6.8. Uczestnik konferencji ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa. 

  • 7. Postanowienia końcowe

7.1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

7.2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tzw. „siły wyższej”, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji.

7.3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany kolejności oraz tematów wystąpień, w tym prezentacji wystąpień wynikających z umów sponsorskich.

7.4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

7.5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

7.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

7.7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.

7.8. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich umieszczenia na stronie internetowej.

7.9. Konferencja nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).


Załącznik nr 2 do Regulaminu 

Wytyczne dla streszczenia do wystąpienia ustnego  

Struktura streszczenia

Streszczenie powinno składać się z następujących części:

  1. Tytuł wystąpienia, nazwisko i imię Autora (ów), afiliacje
  2. Słowa kluczowe (maksymalnie 8 słów)
  3. Wstęp
  4. Cel pracy
  5. Wyniki badań
  6. Wnioski

 

Sugestie

Całe streszczenie powinno być pisane i zapisane w formacie MS Word „.doc”. Powinno zawierać nie więcej niż 2 000 znaków (ze spacjami) i mieścić się na 2-3 strony formatu A4.

Tekst streszczenia wykonany jest z zastosowaniem czcionki: Times New Roman, rozmiar: 11 pkt., interlinia 1,5.

Streszczenie nie może zawierać elementów graficznych.

Pliki zawierające streszczenia należy nazwać w następujący sposób:

Imię_Nazwisko.doc

W przypadku prac indywidualnie zgłaszanych przez uczestników, niezastosowanie się do powyższych wytycznych może skutkować odrzuceniem streszczenia. 

 

Załącznik nr 3 do Regulaminu

 

Wytyczne dla plakatu 

Sesja plakatowa odbędzie się dnia 18 maja 2021 r. w godzinach od 09.30 do 10.00 w miejscu konferencji, tj. Hotelu Binkowski w Kielcach, ul. Szczepaniaka 42.

Prosimy o zawieszenie swoich plakatów w wyznaczonym miejscu w dniu 18 maja 2021 r. przed godziną 09:15.

Podczas trwania sesji plakatowej jego autor lub autorzy plakatu powinni przebywać w okolicy swojej prezentacji w celu objaśniania szczegółów pracy zainteresowanym uczestnikom konferencji.

 

Struktura plakatu

Plakat powinien składać się z następujących części:

  • Tytuł wystąpienia, nazwisko i imię Autora(ów), afiliacje
  • Słowa kluczowe
  • Wstęp
  • Cel pracy
  • Wyniki badań
  • Wnioski

Rozmiary plakatu nie powinny przekraczać: szerokość – 90 cm, wysokość – 120 cm, (orientacja pionowa).

 

LUB

Plakat może być w formie elektronicznej (jeden slajd prezentacji multimedialnej). Wzór poniżej.
 

Sugestie

Zalecamy napisanie tekstu czcionką o rozmiarze co najmniej 20 pkt., ponieważ zazwyczaj osoby oglądające plakat stoją w odległości 1 metra od niego. Prosimy pamiętać, że zbyt ozdobne czcionki utrudniają czytanie.

Elementy graficzne są doskonałym sposobem na przedstawienie kolejności poszczególnych części plakatu.

Umieszczenie na plakacie danych w formie obrazowej ułatwia jego odbiór zainteresowanym osobom.

Wykresy i tabele są podstawową częścią plakatu o charakterze naukowym.

Dobrze wyróżnione wnioski pozwolą skupić się uczestnikom sesji plakatowej się na głównych wynikach pracy. Powinny być sformułowane zwięźle i zachęcać do dyskusji.

 

Image